Kuidas korraldada häid suvepäevi?

Kas olete osalenud suvepäevadel, kus inimesed igavlevad ning toit on halb? Või vastupidi, tegevusi on nii palju, et kõiki asju ei jõudnudki proovida ning õhtusöögiks olite rampväsinud? Suvepäevad on firmaüritus, ilma milleta ei saa läbi ükski ettevõte. Kas see on aga üritus, mida kõik töötajad rõõmuga ootavad?

Suvepäevade korraldamine

Rõõmus töötaja on ettevõtte visiitkaart

Miks suvepäevi korraldada? See peaks olema kõige esimene küsimus. On ju teada, et see on päris suure eelarvega ettevõtmine ning nõuab ettevõtte inimestelt palju aega ja pühendumist.

Taavi Puuorg ütleb, et rõõmus töötaja on ettevõtte kõige parem visiitkaart ning mainekujunduse oluline osa. Mossis ja rõõmsa töötaja tulemuste erinevust mõistab iga juht ning sellepärast ei tohiks suvepäevade korraldamisse kergekäeliselt suhtuda. Ka oma töötajatele tuleb ettevõtet mõtestatult turundada.

Millest alustada?

Kui märtsis otsustatakse suvepäevade kuupäev paika panna ning üritust organiseerima hakata, on kahjuks hilja peale jäädud. Eestis korraldatakse järjest rohkem ja suuremaid pulmi ning paljud puhkekeskused on selleks ajaks juba broneeritud. Taavi soovitab kohe suvepäevade lõpus järgmise toimumisaja ja -koha välja valida ning ära broneerida. Pärast seda võib alustada juba agentuuride pakkumiste kogumisega.

Ühendust tuleks võtta maksimaalselt kolme sündmusi korraldava agentuuriga ning rääkida neile, mida suvepäevadelt oodatakse. See info peaks seega tulema ettevõtte juhtkonnalt või personalitöötajalt: kas on tegemist mingite sisepingetega, mida saaks ühiste tegemistega leevendada; või on toimunud firmade ühinemine, lisandunud uusi inimesi vms. Agentuurile on selline info hästi vajalik ja selle alusel pannakse kokku ka pakkumine.

Pakkumise tegemiseks vajab agentuur ka eelarvenumbrit, millest rohkem ettevõte kulutada ei saa. Kui see on täpselt paigas, on selle raames võimalik välja pakkuda väga erinevaid tegevusi.

Korraldusega peaks tegelema eraldi tiim

„Panen kõigile ettevõtetele südamele, et suvepäevade korraldamist ei tohiks jätta vaid niigi ülekoormatud büroojuhi õlgadele. Kõige parem koostöö on olnud meil ettevõtetega, kus on kokku pandud spetsiaalne suvepäevade korraldustiim, kuhu kuuluvad igal aastal ise töötajad ning ülesanded on ära jagatud. Inimestel on erinevad kontaktid ning huvid ja tänu sellele ei ole suvepäevad aasta-aastalt ühesugused. Ideid, mida ka agentuuriga jagada, on siis rohkem.“

Las agentuur esitab tervikpildi

Taavi vangutab vaid pead selliste juhtumite peale, kus agentuuridelt on pakkumised võetud, need Excelisse koondatud ning siis ettevõtte juhtkonnale valiku tegemiseks esitatud. Tema sõnul on iga agentuur kokku pannud oma pildi, kus on väga suur osa ka emotsioonil, mida pole võimalik Excelisse panna. Õige valik on võimalik teha ikka siis, kui agentuuriga kokku saada ja lasta neil rääkida oma tervikpildist.

Kohtumisel seletatakse lahti, mis on iga hinna taga peidus ning mida ettevõte selle eest saab. Agentuuri jaoks on iga pakkumise kokkupanemine töö, mis sisaldab nii rahalist kui loomingulist poolt ja sellepärast peaks ettevõte oma otsust põhjendama, kui mõne agentuuri visioon valituks ei osutunud.

Partneri valimisel peaks arvestama sedagi, millise agentuuriga tundub olevat hea inimlik klapp; kes saab ettevõtte soovidest ja vajadustest aru ja kes mitte.

Kui eelarve ei luba suvepäevade korraldamiseks agentuuri palgata, pakuvad mitmed neist ka nõustamisteenust. Nii saab ettevõte vaatamata kitsastele rahalistele võimalustele siiski huvitavad suvepäevad.

Mida teha, et suvepäevad õnnestuksid?

Õnnestunud suvepäevad on need, mis on algusest lõpuni hoolega läbi mõeldud. Juhuse hooleks ei saa siin midagi jätta, isegi õhtuse disko lõpuaeg peaks olema kindlaks määratud. Taavi kogemuse järgi peaks see olema hiljemalt kell kaks öösel. Siis jääb kõigile hea mälestus ning hommikusöögile saab värske näoga minna.

Tagasiside küsimine pärast suvepäevi ei ole väga levinud, ehkki on hädavajalik. Inimesed tunnevad siis, et nende arvamusest hoolitakse, ning järgmisel aastal saab soove-ettepanekuid arvesse võtta. Üritused saavad niimoodi ainult paremaks minna.

„Professionaalne päevajuht on üks õnnestunud suvepäevade võtmetegelasi,“ ütleb Taavi. Õnneks hakatakse järjest enam loobuma mõttest, et ettevõtte juht või turundusinimene viib ise kogu päeva läbi. Esiteks ei halda ta kogu infot nii tegevuste, toitlustuse, esinejate kui muu kohta ning teiseks ei pruugi ta olla lihtsalt loomult selline inimene. Päevajuht on veidi nagu pulmaisa, kes külaliste meeleolu ja tegevuse eest vastutab ning kõigel silma peal hoiab.

Kuidas suurendada osavõtjate arvu?

„Osavõtjate arvu suurendamiseks on mitmeid nippe,“ teab Taavi, „ja seda tuleb võtta kui päris kampaaniat, mida ettevõtte sees tehakse.“

Üks võimalus on hoida ürituse täpne asukoht ja sisu saladuses – see tekitab põnevust ja küsimusi – ning samal ajal kruvida pinget igasuguste vihjetega. Näiteks jäetakse kööki või töölaudadele mingeid asjakesi, saadetakse mõistatuslikke e-kirju või üllatatakse töötajaid ootamatu kontserdiga.

Teine võimalus on pakkuda inimestele kogemusi, mida nad varem ei ole saanud. Näiteks viimastel aastatel on hästi populaarsed militaarõppused. Kiiruse peale telkide üles panemine ning miinide otsimine meeldib üllatuslikult väga naistele.

Paljud ettevõtted on haaranud kinni ka võimalusest suvepäevad heategevusega ühendada ning minna 4–5 tunniks appi neile, kes seda vajavad. Hiljem sõidetakse bussiga peopaika ning tuntakse õhtusöögilauas päeval tehtu üle rõõmu.

Ja muidugi suurendab järgmise aasta osavõtjate arvu eelmise aasta kordaläinud üritus.

Toit olgu parim, mida eelarve lubab

Taavi sõnul jääb inimestele suvepäevadest meelde alati toit ning sellepärast ei tohiks söökidelt kunagi kokku hoida. Toitu olgu suures valikus ja pigem rohkem kui vähem.

Arvestada võiks ka näiteks taimetoitlastega ja sellega, et paljudel on toidutalumatus. Erisoovid on siiski keeruline teema, sest väga paljud puhkekeskused neisse ei panusta, ehkki võiks. Õnneks on siiski ka neid, kes pakuvad mitmeid variante – lihtsalt agentuurile tuleks sellistest soovidest teada anda.

Terve suvepäevade aja võiksid vabalt saadaval olla puuviljad: õunad, banaanid, viinamarjad jm.

Alkoholist mööda ei saa

„Alkohol on selline asi, millest ei saa üle ega ümber,“ ütleb väga paljusid suvepäevi ja seltskondi näinud Taavi. Ta soovitab kange alkoholi ostmata jätta ning pakkuda ainult lahjat. Aga ka õllekraanid tuleks lahti keerata alles õhtusöögi ajal, eriti siis, kui suvepäevadele tullakse koos perega. Tasuta kange alkohol kaotab paraku piirid ning siis võib juhtuda midagi, mis rikub kõigi tuju.

Kindlustamine

Suurema osalejate arvu puhul tasub üritus ära kindlustada. Helitehnika võib äikse tõttu kannatada, peoruumides võib midagi katki minna – võimalusi ootamatuteks kuludeks on palju. Sellepärast pakuvad mitmed kindlustusseltsid ürituste kindlustamise võimalust.

Suuremate ettevõtete ja asutuste puhul, kus korraga osalemas mitusada inimest, võiks palgata ka turvamehed.

Tehke suvepäevadest video

Videograafide teenuseid soovitab Taavi kasutada kahel põhjusel. Esiteks on umbes 2-minutiline kokkuvõtlik kaamerate ja droonidega tehtud video töötajatele toredaks mälestuseks. Teiseks on võimalik videot ägedatest suvepäevadest nii turunduses kui ka uute töötajate värbamisel ära kasutada.

Alati ei pea videograaf olema väljastpoolt ettevõtet tellitud. Kuna teema on väga populaarne, võib sealgi leiduda inimesi, kes on väga huvitatud ürituse videosse võtmisest ja kokku monteerimisest.

Suvepäevadele sobivad tooted

Eespool kirjutasime sellest, mida teha, et ettevõtte suvepäevad õnnestuksid ja kõik saaksid neist rõõmu tunda. Nüüd räägime sellest, mida osavõtjatele kinkida, et neile toredast üritusest midagi mälestuseks jääks.

Suvepäevadele võib valida tooteid kaheks otstarbeks: need, mis sobivad võistluste auhindadeks, ning meened, mis jäävad mälestuseks kõigile ja mida saab edaspidi mõnel üritusel kasutada.

Mõlemal juhul tuleks tooted kindlasti varustada ettevõtte logo ning soovi korral ka ürituse toimumise aja ja koha infoga, muidu jääb reklaamiefekt saavutamata.

Tooted, mida saab kohe kasutada

Kui tegemist on suurema seltskonnaga, tuleks meeneks valida midagi, mis ei kaalu palju ja ei võta ka eriti ruumi, sest need on ju vaja suvepäevadele ja sealt tagasi transportida. Samal põhjusel ei sobi selleks kergesti purunevad asjad.

Kui suvepäevade kavva kuuluvad võistlused, siis on mõttekas osta midagi, mis võistkondi eristab. Praegu otsitakse tihti alternatiive T-särkidele ning valitakse näiteks nokatsid ja käe- või peapaelad.

Kui võistkondade eristamise vajadust ei ole, võib osalejatele kinkida näiteks ettevõtte logoga vihmakeepe, päikeseprille, esmaabikomplekte või sokke. Hea idee on osta kõigile kõrrega joogipudel, et suvepäevalised ei peaks asjata prügi tootma ja ühekordsetest plasttopsidest jooma.

Auhinnad võitjatele

Auhinnaks sobivad veidi väärtuslikumad tooted. Näiteks: võrkkiiged, bluetooth-kõlarid, grillitarvikud, piknikutekid, pleedid, spordikotid, piknikukorvid koos sisuga, saunatarvikud, akupangad.

Temaatilised kingitused

Kui suvepäevad on mingi kindla stiili või teemaga, on hea valida kingitused lähtuvalt sellest. Näiteks sõjaväeõppuste teema on suvepäevadel järjest popim ja sel puhul võib osalistele kinkida kokkuvolditava kruusi, magneesiumipulga või n-ö ellujäämismeene, mida saab hiljem veel tükk aega kasutada. Auhindadeks on ostetud isegi gaasimaske.

Alati tasub mõelda laiemalt ja valida kingituseks midagi erilist, mida ei osata oodata.

Allikas: https://roi.ee/b/kuidas-korraldada-haid-suvepaevi

Suvepäevade korraldamine ja täislahendused. Küsi pakkumist: https://elamusmangud.ee/kontakt/